업무 효율 높여주는 컴퓨터 폴더 정리법

업무 효율 높여주는 컴퓨터 폴더 정리법 업무 처리 속도 최강에 도전한다! 글 : 이소영

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업무 효율 높여주는

컴퓨터 폴더 정리법

업무 처리 속도 최강에 도전한다!

컴퓨터를 사용하게 되면 자료는 사용하는 시간에 비례해 늘어나게 된다. 그 많은 자료들을 정리하기도 갑갑하지만, 중요한 순간에 자료를 찾지 못해 난감한 상황에 처할 수도 있다. 특히 업무 관련 문서들을 많이 다루면서도 빠르게 일을 처리해야 하는 직장인들의 경우가 그렇다.

책상 정리는 물론, 컴퓨터의 폴더 관리도 업무 효율을 높이기 위해 매우 중요하다. 업무 처리 속도를 향상하고 싶다면 컴퓨터 폴더부터 잘 정리하자.

1. 파티션 나누기

폴더 정리에 앞서 먼저 컴퓨터 하드 드라이브의 파티션을 나누는 게 중요하다. 시스템 드라이브인 C 드라이브에는 중요한 자료는 넣어두지 않아야 하는데 컴퓨터 포맷을 해야 할 경우 자료가 사라지기 때문이다. 이를 대비해 자료만 모아두는 백업 드라이브를 따로 구축해야 한다. 이렇게 하드 드라이브의 공간을 나누는 작업을 파티션이라고 한다. 파티션은 보통 C 드라이브, D 드라이브로 나누어 사용하는데 C 드라이브는 운영파티션, D 드라이브 백업파티션으로 사용하면 된다.

2. 중요 자료는 백업 드라이브로 옮기기

때문에 C 드라이브에는 절대로 중요한 업무 자료를 넣어두어서는 안 된다. 누구든, 언제든 포맷할 수 있도록 기본 윈도우 구동 프로그램 외에는 두지 않는 것이 좋다. 반면, 백업 드라이브에는 중요 파일과 함께 절대 지워선 안 되는 파일들을 모아 둔다. 그리고 드라이브명을 ‘업무 관련’, ‘중요’, ‘지우지 말 것’ 등으로 바꿔 부재중에 다른 사람이 건드리지 않도록 하는 것이 좋다.

3. 폴더를 업무별로 분류하기

파일은 반드시 폴더를 지정해서 넣어두어야 하는데, 업무별로 분류해 놓는 것부터가 폴더 정리의 시작이라고 할 수 있다. 업무별 폴더는 대·중·소분류를 정해 나누되 카테고리에 일관성이 있어 스스로 헷갈리지 않고 또, 파일에 접근하기 위해 클릭을 지나치게 여러 번 하는 일이 없도록 잘 정해야 한다. 비슷한 이름의 폴더가 나열된다면 폴더 별 특성에 맞게 아이콘을 변경하는 것도 한눈에 구분할 수 있는 좋은 방법이다.

4. 파일과 폴더의 이름을 규칙적으로 정하기

폴더와 파일의 이름은 일정한 규칙에 따라 정하는 것이 중요하다. 가장 효과적인 것은 날짜를 정확히 기재하는 것으로, 날짜를 파일명 앞에 적어 놓으면 날짜별로 정렬되어 누구나 찾기 쉽다. 다음은 작업 단위를 정하는 것이다. 작업 마감일 순이라면 일간, 주간, 월간 단위로, 프로젝트별로, 초안, 최종, 보고용 등으로, 검토 후 버려도 되는 폴더는 따로 등 규칙을 정해 특징에 따로 폴더를 따로 분류해 두어야 한다. 특별히 맨 앞에 정렬하고 싶은 폴더의 경우에는 특수 문자를 폴더명 맨 앞에 사용하면 항상 맨 앞에 분류할 수 있다.

5. 무료 저장 공간 활용하기

아주 중요한 자료는 백업 드라이브 외에도 외장 하드 등을 통해 또 한 번 백업받아두는 것이 안전한데, 언제나 로그인만 하면 내려받을 수 있는 클라우드 서비스나 웹하드가 유용하다. 네이버나 다음 등의 포털사이트에서는 회원들에게 기본적인 무료 저장 공간을 제공하며, 통신사별로 웹 하드 공간을 제공하기도 하니 적극적으로 활용해 보자.

6. 바탕화면을 깨끗하게 정리하기

바탕화면이 너무 복잡하면 본인도 힘들고, 보안에도 취약할 수밖에 없다. 바탕화면 아이콘은 2줄 이하로 줄이며, 폴더 아이콘을 놓지 않도록 한다. 단, 자주 사용하는 백업 드라이브의 폴더로 바로 연결할 수 있는 바로 가기 아이콘을 이용하면 편리하다. 바탕화면 정리를 도와주는 다양한 프로그램을 활용하면 스마트폰 어플을 정리하듯 그룹화하여 깔끔하게 정리할 수 있다.

7. 정리하는 날을 정하기

하지만 매일매일 이렇게 폴더만 정리하고 있다면 얼마나 비효율적인가. 그렇다고 정리를 안 하고 두는 것은 더 비효율적이다. 그래서 정리하는 날이나 시간대를 정해 규칙적으로, 습관적으로 하는 것이 좋다. 매일 퇴근 전 PC를 끄기 전에 10분씩, 아니면 매일 아침 본격적인 업무 시작 전에 커피 한 잔을 마시면서 10분씩, 또는 금요일 오후마다 한 번씩 하면 될 것이다. 습관이 되면 더 이상 폴더 정리가 부담으로 다가올 일은 없을 테니까 말이다.